對(duì)很多企業(yè)來說，新品發(fā)布會(huì)活動(dòng)也是經(jīng)常舉辦的活動(dòng)之一。為了新產(chǎn)品能快速推出并占領(lǐng)市場(chǎng)，新品發(fā)布會(huì)活動(dòng)具有非常重大的意義。
新品發(fā)布會(huì)通常是由一家企業(yè)或多家相關(guān)企業(yè)聯(lián)合起來，邀請(qǐng)相關(guān)的客戶或潛在客戶，在一個(gè)特定的時(shí)間內(nèi)，在一個(gè)特定地點(diǎn)召開一次會(huì)議，宣布新產(chǎn)品。新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)舉行前，要考慮到方方面面。
準(zhǔn)備一場(chǎng)新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，有很多準(zhǔn)備工作要做，其中最重要的是：選好時(shí)間、安排人員、安排記者、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備材料等等。
注意事項(xiàng)一、時(shí)間選擇
對(duì)于新品發(fā)布會(huì)來說，時(shí)間的選擇非常重要，要選擇新產(chǎn)品上市發(fā)布的最好時(shí)機(jī)。任何事情都講究天時(shí)地利人和，所以要選擇合適的召開時(shí)間。不要安排在重大節(jié)假日，本地有重要活動(dòng)的話也要，其它單位舉行發(fā)布會(huì)，媒體界的宣傳報(bào)道等都要盡量避開。選擇合適的時(shí)機(jī)是企業(yè)新品發(fā)布得以成功的重要保證。
注意事項(xiàng)二、邀請(qǐng)嘉賓
新品發(fā)布會(huì)要確定邀請(qǐng)哪些嘉賓來參加，具體取決于活動(dòng)主題所涉及的活動(dòng)范圍或活動(dòng)地點(diǎn)。一般而言，邀請(qǐng)的嘉賓最好是與此次新聞發(fā)布會(huì)活動(dòng)有密切關(guān)系的人士。此外，確定邀請(qǐng)嘉賓后，請(qǐng)?zhí)詈锰崆耙恢馨l(fā)出，活動(dòng)前再次電話提醒。
注意事項(xiàng)三、會(huì)場(chǎng)布置
新品發(fā)布會(huì)的場(chǎng)地選擇也很關(guān)鍵，如果場(chǎng)地允許的條件下可以在公司內(nèi)部舉行，如果公司場(chǎng)地有限，可以選擇本市的一些會(huì)議廳或者星級(jí)酒店等。如果想新品發(fā)布會(huì)的聲勢(shì)更浩大，還可以選在首都或者一二線大城市舉行。
新品發(fā)布會(huì)的會(huì)場(chǎng)也是有要求的，最好選在交通方便、環(huán)境舒適、場(chǎng)地大小合適。開會(huì)時(shí)最好不要用長(zhǎng)方形，要用圓形的會(huì)議桌，大家圍成一個(gè)圈，沒有主賓之分，氛圍更加和諧，這種比較適合小型會(huì)議。如果是大型的新品發(fā)布會(huì)，那就要設(shè)置主席臺(tái)、來賓席位等。
注意事項(xiàng)四、人員安排
新品發(fā)布會(huì)的人員工作安排也非常重要，尤其是主持人和發(fā)言人的選擇。主持人的要求還是非常高的，需要選擇主持會(huì)議活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)豐富的人擔(dān)任，形象良好、思維靈敏、學(xué)識(shí)淵博、幽默風(fēng)趣，能夠把控全場(chǎng)。
該單位的主要負(fù)責(zé)人可以擔(dān)任新聞發(fā)言人，社會(huì)口碑要好，與新聞界關(guān)系也要非常融洽，發(fā)言人要具備修養(yǎng)良好、見多識(shí)廣、反應(yīng)靈活、能言善辯、彬彬有禮等要求。
新品發(fā)布會(huì)還需要安排禮儀接待人員，主要負(fù)責(zé)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的來賓接待工作，最好選擇有一定的禮儀接待工作經(jīng)驗(yàn)的人員，一般都是長(zhǎng)相端正、工作認(rèn)真、善于交際應(yīng)酬的年輕女性擔(dān)任。請(qǐng)注意，所有參加發(fā)布會(huì)的工作人員在會(huì)議上必須佩戴事先制作的同一型號(hào)的胸卡，胸卡上應(yīng)注明姓名、單位、崗位和職務(wù)。
注意事項(xiàng)五、準(zhǔn)備材料
舉辦新品發(fā)布會(huì)前，主辦單位應(yīng)提前準(zhǔn)備下列資料：
1、演講大綱。發(fā)言人在發(fā)布會(huì)上作正式發(fā)言時(shí)的發(fā)言摘要，應(yīng)緊扣主題，體現(xiàn)全面、正確、生動(dòng)、真實(shí)的原則。
2、題目提綱?？梢葬槍?duì)可能被提問的題目進(jìn)行整理，形成問答提綱及相應(yīng)答案，供發(fā)言人參考，可以讓發(fā)言人在現(xiàn)場(chǎng)回答自如。
3、材料概要。提前準(zhǔn)備好一份以相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、材料為主的材料為主的材料，并認(rèn)真打印出來，供參加新品發(fā)布會(huì)。材料概要中應(yīng)注明單位名稱、聯(lián)系方式等內(nèi)容，以便日后聯(lián)系。
4、視聽材料。參加者使用這些材料可以增強(qiáng)發(fā)布會(huì)的效果。圖表、圖片、實(shí)物、模型、錄音、視頻、幻燈片、光盤等。
